BAB I
PENDAHULUAN
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Pengertian Korespondensi adalah istilah lain dari Surat menyurat. Surat diartikan sebagai salah satu alat Komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan kepada pihak lain. Pihak lain disini dapat diartikan individu atau
organisasi.
Surat merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari aktivitas manusia pada zaman modern ini. Didorong oleh tuntutan kebutuhan ekonomi dan sosialnya, manusia akan menjalin hubungan yang semakin luas dengan berbagai individu, baik yang berada disekitarnya maupun ditempat lain.
Suatu organisasi atau perusahaan harus mengadakan hubungan dengan organisasi atau perusahaan lain agar aktivitas bisnisnya dapat berjalan dengan baik dan lancar. Didalam upaya menjalin dan membina hubungan tersebut ‘surat’ masih memegang peranan yang penting disamping penggunaan sarana komunikasi lainnya seperti telepon, faxcimili, internet dan lainnya. Jadi yang dimaksud dengan ‘korespondensi bisnis’ pada dasarnya adalah berbagai macam aktivitas pertukaran informasi dan data melalui media surat-menyurat dalam menunjang aktivitas bisnis diantara suatu perusahaan dengan perusahaan lainnya.
Surat merupakan alat komunikasi tertulis yang berguna untuk menyampaikan informasi dari suatu pihak kepada pihak lain. Informasi tersebut dapat berupa pemberitahuan, pengumuman, pernyataan, permohonan, permintaan, laporan dan sebagainya. Dengan perantaraan surat, setiap orang dapat langsung berkomunikasi dengan sesamanya tanpa harus bertatap muka terlebih dahulu.
Surat biasanya juga sering dijadikan sebagai bukti otentik tertulis ‘hitam diatas putih’. Oleh karena itu, kata-kata dan kalimat dalam surat tersebut harus disusun secara efektif dan efisien serta disusun dengan baik dan teliti. Ketelitian dan kecermatan tersebut dibutuhkan untuk menjamin ketepatan isi surat sebagaimana yang diinginkan oleh pengirimnya.
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas, maka rumusan masalah dalam penulisan ini adalah:
1. Apakah Pengertian Korespondensi ?
2. Bagaimana Peranan Korespondensi dalam Bisnis ?
3. Apa sajaDasar-Dasar Korespodensi Bisnis ?
4. Bagaimana Bahasa Korespondensi Bisnis ?
5. Siapa Saja Pihak-Pihak Yang Terlibat dalam Korespondensi ?
6. Apa Fungsi surat ?
7. Bagaimana Pentingnya Korespondensi Bisnis ?
C. Tujuan Penulisan
Tujuan dari penulisan makalah ini agar penulis dan pembaca memahami :
1. Pengertian Korespondensi
2. Peranan Korespondensi dalam Bisnis.
3. Dasar-Dasar Korespodensi Bisnis
4. Bahasa Korespondensi Bisnis
5. Pihak-Pihak Yang Terlibat dalam Korespondensi
6. Fungsi surat
7. Pentingnya Korespondensi Bisnis
BAB II
PEMBAHASAN
A. PENGERTIAN KORESPONDENSI.
1. Pengertian Korespondensi
2. Peranan Korespondensi dalam Bisnis.
3. Dasar-Dasar Korespodensi Bisnis
4. Bahasa Korespondensi Bisnis
5. Pihak-Pihak Yang Terlibat dalam Korespondensi
6. Fungsi surat
7. Pentingnya Korespondensi Bisnis
BAB II
PEMBAHASAN
A. PENGERTIAN KORESPONDENSI.
Korespondensi berasal dari kata Correspondence (Inggris) atau Correspondentie (Belanda) yang berarti hubungan yang terjadi antara pihak-pihak yang terkait. Hubungan pihak-pihak yang terkait dalam bisnsis biasanya bersifat resmi dan dilakukan dengan surat-menyurat. Oleh karena itu, korespondensi juga diartikan sebagai surat-menyurat.
Surat merupakan suatu media pada saluran komunikasi tertulis yang digunakan untuk menyampaikan informasi kepada pihak lain. Informasi yang disammpaikan melalui surat bisa berupa pemberitahuan, keterangan, pernyataan, perintah, permintaan, atau laporan.
Hubungan pihak-pihak yang terkait dalam bisnis biasanya bersifat resmi dan dilakukan dengan surat-menyurat. Oleh karena itu, korespondensi juga diartikan sebagai surat-menyurat.
Korespondensi dalam suatu kantor, instansi, atau organisasi dibagi menjadi dua, yakni:
1. Korespondensi Eksteren
Korespondensi eksteren, yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh kantor atau bagian-bagiannya dengan pihak luar.
2. Korespondensi Interen
Korespondensi Interen, yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh orang-orang dalam suatu kantor, termasuk hubungan antara kantor pusat dengan kantor cabang.
E-mail menggunakan alat bantu computer yang dilengkapi modem dan melibatkan jasa layanan internet. Pengirim dan penerima e-mail harus memiliki fasilitas yang sama apabila berkomunikasi menggunakan e-mail.
B. PERANAN KORESPONDENSI DALAM BISNIS
Korespondensi dalam bisnis memiliki peranan sebagai berikut:
1. Menciptakan surat yang baik dan jelas
Dalam kehidupan sehari-hari, kesalahan dalam penulisann berbagai surat masih banyak terjadi. Misalnya, susunan kalimat tidak lengkap,berbelit-belit, tanda baca tidak benar,tata bahasa tidak teratur, dan salah mengadopsi bentuk dan model surat. Kesalahan tersebut disebskan (1) tidak ada pengarahan dan pengendalianmengenai cara menulis surat yang baik, baik dilingkungan keluarga dan organisasi; dan (2) masyarakat sendiri terlalu mudah memaafkan kesalahan dalam penulisan surat .
Kegiatan korespondensi secara tidak langsung merupakan proses pembelajaran dalam menciptakan surat yang baik, jelas, dan tepat.
2. Menciptakan kerja sama yang baik.
Perusahan tidak dapat mencapai tujuan tanpa bekerja sama dengan pihak lain. Agar bisa bekerja sama dengan pihak lain, perusahan perlu menjaga komunikasi dengan baik. Pihak lain akan mendukung terciptanya kerja sama yang baik.
3. Menyebarkan kegiatan
Tidak semua orang dalam perusahaan secara otomatis mengetahui kegiatan yang terjadi anatara perusahaan denngan pihak luar. Korespondensi memegang peranan penting dalam menyebarkan.
C. DASAR-DASAR KORESPODENSI BISNIS.
Korespodensi bisnis merupakan suatu kegiatan korespondensi yang dilakukan dalam dunia bisnis, baik dalam bentuk dalam surat, memo, agenda proposal, maupun laporan bisnis.
Surat merupakan sarana komunikasi tertulis yang disampaikan oleh suatu pihak kepada pihak lain dengan menggunakan media tertentu. Salah satu hal yang membedakan surat biasa dengan surat bisnis adalah tujuan penulisanya.
Surat berorientasi pada kegiatan bisnis maupun gaya bahasa digunakanya. Dalam perkembangnya, seseorang dapat menulis dan mengirimkan surat dengan secarik kertas maupun elektronik(email).
D. BAHASA KORESPONDENSI BISNIS.
Surat merupakan sarana komunikasi tertulis yang disampaikan oleh suatu pihak kepada pihak lain dengan menggunakan media tertentu. Salah satu hal yang membedakan surat biasa dengan surat bisnis adalah tujuan penulisanya.
Surat berorientasi pada kegiatan bisnis maupun gaya bahasa digunakanya. Dalam perkembangnya, seseorang dapat menulis dan mengirimkan surat dengan secarik kertas maupun elektronik(email).
D. BAHASA KORESPONDENSI BISNIS.
Korespondensi bisnis atau surat-menyurat bisnis memiliki bahasa tersendiri yaitu bahasa korespondensi bisnis. Ciri-ciri bahasa korespondensi bisnis adalah jelas, lugas dan menarik serta santun.
1. Jelas
Pengertian jelas disini adalah mudah dimengerti dan bebas dari kemungkinan salah tafsir. Dalam korespondensi bisnis, dituntut kecermatan dalam pilihan kata, keutuhan kalimat dan penggunaan tanda baca.
2. Lugas
Maksud lugas ialah hemat. Hemat berarti ekonomis dalam menggunakan kata, tetapi dengan cakupan makna yang lengkap.
3. Menarik Dan Santun
Bahasa yang menarik tidak harus indah seperti bahasa yang digunakan dalam syair. Bahasa menarik disini ialah bahasa yang hidup dan santu, menghindari pengulangan kata yang menjemukan dan mampu membangkitkan minat pembaca.
E. PIHAK-PIHAK YANG TERLIBAT DALAM KORESPONDENSI.
Pada umumnya pihak-pihak yang terlibat dalam kegiatan korespondensi adalah:
1. Koresponden, yaitu orang atau orang atau pihak yang berkirim surat dan atau yang menandatangan surat.
2. Redaktur, yaitu orang yang menyusun naskah surat.
3. Sekretaris, yaitu orang yang membantu pemimpin dalam kegiatan korespondensi.
4. Juru ketik, yaitu orang yang membantu memproduksi surat-surat.
5. Register ,yaitu orang yang melakukan aktivitas tata usaha atau administrasi surat-surat yang meliputi pemberian nomor surat, pencatatan surat keluar dann surat masuk, serta menangani pengarsipan surat-surat (filling system).
6. Kurir, yaitu orang atau pihak yang mmenyampaikan surat kepada penerima.
F. FUNGSI SURAT
1. Koresponden, yaitu orang atau orang atau pihak yang berkirim surat dan atau yang menandatangan surat.
2. Redaktur, yaitu orang yang menyusun naskah surat.
3. Sekretaris, yaitu orang yang membantu pemimpin dalam kegiatan korespondensi.
4. Juru ketik, yaitu orang yang membantu memproduksi surat-surat.
5. Register ,yaitu orang yang melakukan aktivitas tata usaha atau administrasi surat-surat yang meliputi pemberian nomor surat, pencatatan surat keluar dann surat masuk, serta menangani pengarsipan surat-surat (filling system).
6. Kurir, yaitu orang atau pihak yang mmenyampaikan surat kepada penerima.
F. FUNGSI SURAT
Selain sebagai alat komunikasi, surat memiliki fungsi berikut:
1. Tanda bukti tertulis yang otentik.
Surat merupakan bukti “hitam diatas putih” dan dapat menyimpan rahasia. Misalnya, surat perjanjian, surat nikah, akte kelahiran, surat wasiat,dll.
2. Alat pengingat
Kemampuan manusia untuk mengingat sangatlah terbatas, terlebih lagi dalam aktivitas yang rumit dan kompleks. Dokumen tertulis yang diarsip dengan baik akan berfungsi sebagai alat pengingat apabila sewaktu-waktu diperlukan.
3. Dokumen historis
Surat menjadi dokumentasi bersejarah yang mampu memberikan gambaran mengenai kejadian-kejadian masa lalu, misalnya Supesemar.
4. Pedoman kerja
Surat dapat dilakukan sebagai pedoman dalam melakukan suatu pekerjaan tertentu. Misalnya, surat perintah, surat kuasa, dan surat keputusan
5. Jaminan keamanan
Selembar surat mampu memberikan jaminan keamanan kepada seseorang. Misalnya, surat keterangan jalan akan memberikan jaminan keamanan kepada seseorang dalam suatu perjalanan.
6. Utusan atau duta organisasi
Surat berfungsi sebagai duta organisasi yang mampu mencerminkan citra, mentalitas, jiwa, dan kondisi internal organisasi yang bersangkutan.
7. Dasar penilaian dan keputusan
Surat merupakan salah sati dasar penilaian dan pengambilan keputusan. Misalnya, surat rekomendasi, surat keterangan, dan surat dalam bentuk laporan.
8. Sebagai barometer kegiatan organisasi
Kegiatan organisasi disebarkan kepada pihak internal dan eksternal melalui surat. Dengan demikian, intensitas kegiatan organisasi dapat diukur dari frekwensi surat-menyurat.
9. Alat untuk menumbuhkan sikap saling pengertian dan menghindari kesalahpahaman.
Surat tidak disusun dengan baik bisa menimbulkan kekacaauan. Namun, melalui surat pula saling pengertian dapat ditumbuhkan dan kesalpahaman dapat terhindari.
10. Sarana meningkatkan kerja sama dengan pihak lain
Karena kerja sama dengan pihak lain akan terjalin lebih kuat dengan adanya surat. Arus surat-menyurat dengan pihak lain bisa menunjukan eratnya kerja sama dalam upaya mencapai tujuan organisasi.
G. PENTINGNYA KORESPONDENSI BISNIS.
Beberapa survey mengenai transaksi bisnis internasional menjelaskan bahwa sekitar 80% kegiatan komunikasi & Interaksi bisnis ekspor-impor biasanya dilakukan melalui korespondensi (surat menyurat) terutama melalui sarana teleks, faxcimili dan terutama sekali lewat e-mail. Sedangkan sisanya biasanya dilakukan melalui negosiasi tatap muka langsung face to face negotiation. Hal ini berarti bahwa korespondensi memegang peranan yang amat penting dalam perdagangan international pada umumnya.
Hasil negosiasi tatap muka face to face negotiation pada akhirnya juga akan dirumuskan dan didokumentasikan dalam bentuk surat menyurat atau korespondensi. Karena hasil pertemuan tatap muka dari kedua belah pihak yang bernegosiasi akan dituangkan dalam bentuk catatan notulen atau minutes. Notulen sebagai catatan tertulis tersebut biasanya akan diparaf (diberi initial) dari masing-masing pihak yang bernegosiasi, sebagai tanda kesepakatan sementara.
Dengan demikian jelaslah bahwa kendatipun suatu transaksi dilakukan dengan cara tatap muka, pada akhirnya tetap akan dirumuskan dalam bentuk tertulis, atau dalam bentuk dokumen surat menyurat. Maka cara apapun yang dipakai dalam transaksi apakah melalui korespondensi atau negosiasi tatap muka, pada akhirnya korespondensi tetap akan memegang peranan yang terpenting, sebab tanpa adanya korespondensi baik melalui media surat biasa, teleks, faksimili, email, dll maka suatu transaksi perdagangan khususnya ekspor-impor rasanya mustahil dapat dilaksanakan.
1. Korespondensi dan Citra Baik (Favourable Image)
Pada prakteknya hampir sebagian besar relasi bisnis kita bisa jadi hanya mengenal perusahaan kita melalui surat-surat (brosur, leaflet, price list) yang telah kita kirimkan. Mereka tidak menganal kita secara pribadi atau personal. Oleh karena itu, desain bentuk dan isi surat mulai dari kop surat, isi surat dan bahasa yang digunakan akan menjadi cerminan awal dari eksistensi perusahaan kita.
Citra perusahaan pada tahap awal perkenalan mungkin sekilas hanya diwakili oleh bentuk sampul amplop ataupun kop suratnya, oleh karena itu desain amplop maupun kop surat perlu dibuat dengan desain yang anggun dan indah yang dapat memberikan informasi dasar mengenai perusahaan, terutama yang dapat menunjukkan sejauh mana integritas dan bonafiditas perusahaan.
2. Korespondensi dan Reputasi (Good Reputation)
Apabila perusahaan kita telah mendapatkan pesanan pertama (first order = trial order) maka hal ini berarti kita mulai memasuki tahap yang amat penting dalam kehidupan usaha bisnis tersebut.
Pesanan pertama merupakan ujian atas bonafiditas perusahaan, dan salah satu ukuran yang dapat dipakai adalah apakah perusahaan dapat memegang komitmen, khususnya tentang tepat mutu dan tepat waktu.
3. Korespondensi dan Kepercayaan (Reliability)
Citra yang baik muncul dari penampilan lahir yang baik, sedangkan reputasi yang baik akan terlahir dari kemampuan perusahaan dalam memegang janji komitmen atau dalam menunjukkan kinerja yang baik. Apabila perusahaan dapat mencapai kedua sasaran diatas maka secara otomatis para pelanggan akan menaruh kepercayaan kepada perusahaan dalam aktifitas transaksi bisnisnya.
Peranan korespondensi sangatlah penting untuk dapat menunjang mewujudkan tercapainya ketiga sasaran tersebut yaitu tercapainya : citra, reputasi dan kepercayaan dari mitra bisnis perusahaan.
BAB III
PENUTUP
Kesimpulan
Koresponden di bagi menjadi 2 yaitu, Korespondensi eksteren, yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh kantor atau bagian-bagiannya dengan pihak luar. Dan Korespondensi Interen, yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh orang-orang dalam suatu kantor, termasuk hubungan antara kantor pusat dengan kantor cabang.
Korespondensi dalam bisnis memiliki peranan sebagai berikut, Menciptakan surat yang baik dan jelas, Menciptakan kerja sama yang baik, dan Menyebarkan kegiatan. Pada umumnya pihak-pihak yang terlibat dalam kegiatan korespondensi adalah, Koresponden (yaitu orang atau orang atau pihak yang berkirim surat dan atau yang menandatangani surat), Redaktur (yaitu orang yang menyusun naskah surat), Sekretaris (yaitu orang yang membantu pemimpin dalam kegiatan korespondensi), Juru ketik (yaitu orang yang membantu memproduksi surat-surat), Register (yaitu orang yang melakukan aktivitas tata usaha atau administrasi surat-surat yang meliputi pemberian nomor surat, pencatatan surat keluar dann surat masuk, serta menangani pengarsipan surat-surat (filling system)) dan Kurir (yaitu orang atau pihak yang menyampaikan surat kepada penerima).
Koresponden di bagi menjadi 2 yaitu, Korespondensi eksteren, yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh kantor atau bagian-bagiannya dengan pihak luar. Dan Korespondensi Interen, yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh orang-orang dalam suatu kantor, termasuk hubungan antara kantor pusat dengan kantor cabang.
Korespondensi dalam bisnis memiliki peranan sebagai berikut, Menciptakan surat yang baik dan jelas, Menciptakan kerja sama yang baik, dan Menyebarkan kegiatan. Pada umumnya pihak-pihak yang terlibat dalam kegiatan korespondensi adalah, Koresponden (yaitu orang atau orang atau pihak yang berkirim surat dan atau yang menandatangani surat), Redaktur (yaitu orang yang menyusun naskah surat), Sekretaris (yaitu orang yang membantu pemimpin dalam kegiatan korespondensi), Juru ketik (yaitu orang yang membantu memproduksi surat-surat), Register (yaitu orang yang melakukan aktivitas tata usaha atau administrasi surat-surat yang meliputi pemberian nomor surat, pencatatan surat keluar dann surat masuk, serta menangani pengarsipan surat-surat (filling system)) dan Kurir (yaitu orang atau pihak yang menyampaikan surat kepada penerima).
